帳簿書類の保存期間 電子データによる保存制度
ご相談したい事があり、千葉県千葉市の、会社設立千葉／起業.net 電話043‐224‐3618に連絡させていただきました。昨年から千葉県千葉市にて、一般貨物運送の会社を設立しており、なんとか軌道に乗ってきたところです。軌道に乗ってきたのは喜ばしいのですが、どんどん書類が増えて保存に困っています。会社設立する前では書類についての保存方法や保存場所などで悩むとは考えてもいませんでした。何年かは保存する必要があるとは耳にしたことがあるのですが、具体的にはどの期間保存すればよろしいのでしょうか。このままでは保存するだけでも大変になるので、ゆくゆくはパソコン等に保存していきたいのですが、パソコンによる保存でも大丈夫なのでしょうか。
会社が作成したり、他社から受け取ったりした書類や、それらを整理した帳簿類については、税務調査を受けたり、あとで調べるときなどの為に保存しておく必要があります。青色申告の届出を出している法人については、取引のすべてを複式簿記の原則に従って記録し、その記録に基づいて決算を行うことが要求されているため、帳簿等などに取引の内容が明らかになるよう記録しておく必要があります。この帳簿等は基礎資料となる書類を申告書提出期限の翌日から７年間保存しておかなければなりません。
ただしこの７年という期間は法人税での保存期間であり、会社法上では、帳簿や重要書類は１０年間保存する必要があります。
保存方法としては、紙面で保存する場合と、電子データによる保存制度があります。電子データによる保存は、「e文章通則法、e文章整備法」及び「電子帳簿保存法」に基づき国税関係書類のうち所轄税務署長等の承認を受け、一貫して電子計算機を使用して作成したものや、自分で作成した以外のもの（請求書、見積書等）もスキャナを使用し電子データとして保存することが認められます。スキャナによる保存にあたってはスキャナの規格、電子署名、タイムスタンプの付与、システム関係書類の備付け、検索機能の確保等、などの様々な要件が定められております。この適用を受けたい場合には、スキャナによる保存をする日の３か月前までに承認申請書を提出する必要があります。
なお、下記の国税関係書類のついてはこの制度の対象外となります。
①棚卸表、貸借対照表及び損益計算書、決算に関して作成されたその他の書類
②相手方から受け取った注文書、契約書等及び自己作成した注文書、契約書等の写し
千葉県千葉市での会社設立千葉／起業.net 電話043‐224‐3618 には、会社設立や経営分析、節税に詳しく、経験豊富なスタッフが数多くおります。不慣れな方にも理解していただけるよう、分かりやすく説明することを心がけております。会社設立し、稼働し始めたものの経営に不安を感じていらっしゃる方、話を聞いてみたいという方、これから千葉県千葉市で会社設立しようとお考えの方、まずご連絡ください。きっとお役に立てる情報が提供できると思います。お待ちしております
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